Zasady i procedury
Wszelkie imprezy mające miejsce w Harold Washington
Library Center Biblioteki Publicznej w Chicago muszą być prowadzone
w zorganizowany sposób i zgodnie z odpowiednimi przepisami prawa, regulacjami
i regulaminem biblioteki.
Organizacje non-profit: klienci poszukujący cen dla organizacji non-profit muszą zostać sklasyfikowani do grupy organizacji zwolnionych z podatku, zgodnie z Paragrafem 501 (c) (3) Kodeksu Podatkowego (Internal Revenue Code) lub innych paragrafów dotyczących zwolnienia z podatku i dostarczyć kopię obowiązującego pisma zwalniającego z podatku do biura imprez prywatnych i firmowych (Corporate & Private Events).
Sprzedaż, promocja towarów i gry hazardowe: sprzedaż lub promocja towarów lub usług przez jednostki prywatne, korporacje lub jednostki dochodowe jest niedozwolona. Biblioteka nie zezwala na jakąkolwiek formę uprawiania hazardu, gier hazardowych, bingo, kasyn lub zakładów, jako elementu organizowanej imprezy.
Ubezpieczenie: klient jest zobowiązany wykupić od biblioteki na koszt własny ubezpieczenie związane z imprezą w wysokości obowiązującej w danym czasie. Klient musi także przedstawić CPE dowody ubezpieczenia klienta, przedstawiciela klienta, firmy kateringowej, sprzedawców oraz ich przedstawicieli, wymieniające miasto Chicago, Bibliotekę Publiczną w Chicago oraz U. S. Equities Asset Management, LLC jako dodatkowo ubezpieczonych. Dowody ubezpieczenia muszą obejmować przynajmniej ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej za szkody spowodowane spożyciem alkoholu w minimalnej wysokości 1 000 000 dolarów; w tym dowód ubezpieczenia pojazdów i fundusz odszkodowań pracowniczych.
Odpowiedzialność: klient jest odpowiedzialny za wszelkie uszkodzenia sprzętu i wyposażenia Harold Washington Library Center powstałe w wyniku zaniedbania klienta lub jego gości. Nie gwarantujemy sprawności sprzętu znajdującego się w bibliotece.
Oświetlenie: możliwości zmiany oświetlenia w ogrodzie zimowym są ograniczone i należy je uzgadniać z koordynatorem imprez (Event Coordinator).
Personel: Koordynator imprez prywatnych i firmowych będzie ściśle współpracował z klientem przy organizacji tej część imprezy, za którą odpowiedzialna jest biblioteka i będzie obecny w czasie trwania imprezy. Biblioteka nie zapewnia wsparcia technicznego, ale technik może być dostępny wyłącznie w celach doradztwa.
Kaucja: zgodnie z umową, kaucja jest wymagana przy potwierdzaniu rezerwacji i płatna wyłącznie czekiem. Kaucja zostanie zwrócona w całości lub w części sześćdziesiąt (60) dni po zakończeniu imprezy, zgodnie z procedurami dotyczącymi zwrotów, z zastrzeżeniem, że wszystkie zobowiązania zawarte w umowie zostaną spełnione. Kaucja nie podlega zwrotowi, jeśli impreza zostanie odwołana.
Płatności: Całkowita suma płatności, zgodnie z treścią umowy, jest wymagana dziewięćdziesiąt (90) dni przed terminem imprezy i można ją wnieść za pomocą karty kredytowej, czeku osobistego, czeku bankierskiego lub zlecenia pieniężnego. Wszelkie koszty związane z imprezą pokrywa klient.
Rezygnacja: rezygnacje należy składać na piśmie. Jeśli rezygnacja z organizowania imprezy zostanie potwierdzona dziewięćdziesiąt (90) dni przed terminem imprezy lub później, 75% opłaty nie podlega zwrotowi. Jeśli rezygnacja zostanie potwierdzona 30 dni przed terminem imprezy lub później pełna kwota opłaty nie podlega zwrotowi. Za datę potwierdzenia uznaje się termin wpłynięcia pisemnego zawiadomienia o rezygnacji do biura imprez prywatnych i firmowych. Kaucja nie zostanie zwrócona, jeśli impreza zostanie odwołana.
Wydłużenie czasu trwania imprezy: Jeśli niezbędne będzie wydłużenie czasu trwania zakontraktowanej imprezy, należy to zgłosić na piśmie i poczynić ustalenia w tym względzie przynajmniej dwa tygodnie przed terminem imprezy oraz wnieść dodatkową opłatę. W dniu imprezy nie wyrażamy zgody na przedłużenie czasu jej trwania.
Przygotowanie imprezy: Biblioteka może zapewnić ograniczoną liczbę okrągłych stolików, krzeseł i podestów. Firma kateringowa musi zapewnić stoły prostokątne. Wszelkie urządzenia, żywność, kwiaty, itp. należy usunąć z budynku natychmiast po zakończeniu imprezy. Biblioteka nie odpowiada za jakiekolwiek urządzenia pozostawione w budynku, ani za ich usunięcie po zakończeniu imprezy. Przedstawiciele biblioteki ustawią i rozłożą wszelkie urządzenia będące własnością biblioteki.
Klient musi poinformować bibliotekę o sugerowanej aranżacji wnętrza przynajmniej dwa tygodnie przed terminem imprezy, aby upewnić się, że wymagania przepisów miasta Chicago w zakresie budownictwa, ochrony przeciwpożarowej i elektryczności zostaną spełnione. Koordynator imprez określi położenie wszystkich wymaganych dróg pożarowych / wyjść bezpieczeństwa i, jeśli to konieczne, skoryguje aranżację wnętrza, aby spełnić te wymogi.
W przypadku imprez w ogrodzie zimowym cena obejmuje do czterech godzin przed rozpoczęciem imprezy przewidzianych na aranżację wnętrza oraz do dwóch godzin po zakończeniu imprezy na rozłożenie sprzętu. Dodatkowe godziny są dostępne za dodatkową opłatą.
Wszelkie zmiany ustawienia zaproponowane w dniu imprezy muszą zostać zatwierdzone przez koordynatora imprezy i będą wymagały dodatkowych opłat.
Dostawy: Koordynator imprezy musi zostać poinformowany na piśmie z dwutygodniowym wyprzedzeniem o wszelkich dostawach do biblioteki, z podaniem terminu i czas dostawy, w celu zatwierdzenia dostaw sprzętu, żywności, kwiatów, itp. Brak informacji o danym sprzedawcy może spowodować niewpuszczenie go do budynku. Firma kateringowa jest odpowiedzialna za zapewnienie wózków do przewożenia sprzętu na miejsce imprezy. Wszelkie dostawy muszą nastąpić w dniu imprezy podczas zaplanowanych godzin rozładunku i załadunku poprzez rampy i rejony rozładunku. Dłuższy czas wymaga dodatkowej opłaty.
Firma kateringowa: Klient jest odpowiedzialny za wybór i korzystanie z usług firmy kateringowej. Jeśli dana firma kateringowa nie znajduje się na liście firm kateringowych preferowanych przez bibliotekę, klient jest odpowiedzialny za zapewnienie, aby zaproponowana przez niego firma dostarczyła swoją licencję kateringową wydaną przez miasto Chicago, licencję na sprzedaż alkoholu wydaną przez miasto Chicago, certyfikaty ukończenia szkoleń w zakresie bezpiecznego podawania posiłków i serwowania alkoholu, ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej za szkody spowodowane spożyciem alkoholu oraz wszelkie inne informacje wymagane przez bibliotekę i miasto Chicago dotyczące imprez kateringowych. Tego typu informacje są wymagane zanim klient wpłaci kaucję firmie kateringowej. W przypadku, gdy klient/firma kateringowa nie dostarczy odpowiednich dokumentów, kaucja wpłacona przez klienta firmie kateringowej może przepaść, jeśli dana firma nie zostanie zatwierdzona. Biblioteka nie przyjmuje na siebie odpowiedzialności za straty klienta spowodowane niedostarczeniem niezbędnych dokumentów oraz nieotrzymaniem zatwierdzenia firmy kateringowej przez dział imprez prywatnych i firmowych.
Wszystkie firmy kateringowe obsługujące imprezy organizowane w bibliotece muszą posiadać licencję wydaną przez miasto Chicago. Restauracje nieposiadające licencji kateringowej, agencje usług zewnętrznych lub firmy zapewniające obsługę kelnerów nie mogą świadczyć usług kateringowych, ani zapewniać obsługi imprezy w bibliotece, chyba że klient wynajmie licencjonowaną firmę kateringową, która będzie koordynowała i nadzorowała imprezę.
Firma kateringowa jest odpowiedzialna za zapewnienie personelu, materiałów i sprzętu. Odpowiada także za (1) ustawienie i rozłożenie wynajętego sprzętu oraz strefy kuchennej; za upewnienie się, że kelnerzy nie płuczą ani nie myją talerzy, naczyń, ani innego sprzętu na terenie biblioteki, (2) utrzymywanie w czystości miejsca imprezy, w tym natychmiastowe wytarcie wylanych napojów lub jedzenia podczas imprezy, (3) czyszczenie sprzętu oraz (4) sprzątanie wszystkich miejsc przygotowania posiłków.
Używanie palników i piekarników na gaz butan lub propan w bibliotece jest surowo wzbronione, nie wolno ich także wnosić na teren biblioteki. Kuchenki elektryczne są dozwolone po ich uprzednim zatwierdzeniu.
Firma kateringowa musi być obecna w celu zatwierdzenia wszelkich dostaw, które zamówił klient, w tym podarowanego lub prywatnie zakupionego alkoholu i innych napojów.
Dekoracje: w tym balony i wszelkiego rodzaju naklejki, maszyny do balonów, mgły i dymu nie są dozwolone w bibliotece. Dekoracje muszą być wolnostojące, niczego nie należy przyczepiać do ścian lub drzwi. Koordynator imprez zatwierdza wszelkie dekoracje.
Świeczki: Używanie świec wotywnych lub znajdujących się w pojemnikach jest dozwolone, ale musi zostać zatwierdzone przez koordynatora imprezy.
Przechowywanie: Biblioteka nie zapewnia przechowalni, ani przed, ani po zakończeniu imprezy.
Materiały drukowane: Biuro imprez prywatnych i firmowych musi zatwierdzić zaproszenia, materiały drukowane i wszelkie informacje, jakie mają zostać opublikowane w Internecie w związku z imprezą, zanim zostaną wydrukowane lub rozprowadzone przez klienta. Proces ich zatwierdzania wymaga odpowiedniej ilości czasu. Według uznania CPE, klient może zostać poproszony o poprawienie i ponowne wydrukowanie na koszt własny wszelkich materiałów, które nie zostały wcześniej zatwierdzone.
Parking: w rejonie South Loop znajduje się wiele garaży w pobliżu biblioteki. Niektóre z nich świadczą usługi odprowadzania samochodów na parking. Klient jest odpowiedzialny za ustalenia dotyczące parkingów i musi poinformować CPE, że takie ustalenia zostały poczynione na dwa tygodnie przed terminem imprezy.
Szatnia: Biblioteka nie posiada szatni.
Wejście: Wejście na imprezę po zamknięciu biblioteki znajduje się od strony ulicy Plymouth Court (od zachodniej strony budynku). Wejście od strony State Street może zostać otwarte za dodatkową opłatą i należy to zgłosić dwa tygodnie przed terminem imprezy. Ochrona: Biblioteka zapewnia umundurowaną ochronę na wszystkich imprezach. Jej zakres zależy od rozmiaru, miejsca i czasu trwania imprezy. Jednakże biblioteka zastrzega sobie prawo do wymagania dodatkowej ochrony oraz policji Chicago po służbie na koszt klienta oraz czasu pozwalającego na wcześniejszą zgodę klienta.
Palenie: Biblioteka jest miejscem wolnym od dymu tytoniowego. Palenie tytoniu jest zabronione we wszystkich miejscach w bibliotece. Klient jest odpowiedzialny za poinformowanie gości o zakazie palenia w bibliotece. Jeśli klient, jego goście lub firma kateringowa nie zastosują się do zakazu palenia, kaucja klienta zostanie zatrzymana.
Śluby: Nie posiadamy przebieralni, a czas przeznaczony na próbę ślubu nie jest wliczony w cenę wynajęcia biblioteki. Wymagane jest wynajęcie głównego lobby oraz południowego holu w pakiecie ceremonii ślubnej/wesela. Prosimy omówić Państwa życzenia z koordynatorem imprez.
Rozrywka, muzyka: wszelkie formy rozrywki, w tym muzyka, muszą się zakończyć do północy. Klient jest odpowiedzialny za zapewnienie, że zespół muzyczny lub disc jockey zdaje sobie sprawę z momentu zakończenia imprezy oraz ograniczonej dostawy energii elektrycznej w miejscu wynajmowanym na imprezę. Zespół muzyczny lub disc jockey musi zapewnić wszelkie niezbędne przewody i kable, które należy przykleić taśmą zatwierdzoną przez koordynatora imprezy. Stosowanie taśmy izolacyjnej jest niedozwolone. Zespół muzyczny lub disc jockey musi korzystać z windy technicznej w celu załadowania i wyładowania sprzętu. Wind dla gości nie wolno używać w celu przenoszenia sprzętu.
Bary: Wszystkie bary należy zamknąć na 30 minut przed zakończeniem imprezy. Płatne bary, sprzedaż kuponów na napoje lub bary samoobsługowe są zabronione. Podpis:
Godziny: wszystkie imprezy muszą się bezwzględnie zakończyć do północy.
Podpis:
Niniejszym potwierdzam, że zaznajomiłem/łam się z zasadami i procedurami Harold Washington Library Center Biblioteki Publicznej w Chicago i będę ich przestrzegać przy organizacji imprez organizowanych w Bibliotece.
W razie jakichkolwiek pytań prosimy o kontakt z departamentem ds. imprez
prywatnych i firmowych pod numerem telefonu (312) 747-4130 lub mailem: rentals@chipublib.org
Organizacje non-profit: klienci poszukujący cen dla organizacji non-profit muszą zostać sklasyfikowani do grupy organizacji zwolnionych z podatku, zgodnie z Paragrafem 501 (c) (3) Kodeksu Podatkowego (Internal Revenue Code) lub innych paragrafów dotyczących zwolnienia z podatku i dostarczyć kopię obowiązującego pisma zwalniającego z podatku do biura imprez prywatnych i firmowych (Corporate & Private Events).
Sprzedaż, promocja towarów i gry hazardowe: sprzedaż lub promocja towarów lub usług przez jednostki prywatne, korporacje lub jednostki dochodowe jest niedozwolona. Biblioteka nie zezwala na jakąkolwiek formę uprawiania hazardu, gier hazardowych, bingo, kasyn lub zakładów, jako elementu organizowanej imprezy.
Ubezpieczenie: klient jest zobowiązany wykupić od biblioteki na koszt własny ubezpieczenie związane z imprezą w wysokości obowiązującej w danym czasie. Klient musi także przedstawić CPE dowody ubezpieczenia klienta, przedstawiciela klienta, firmy kateringowej, sprzedawców oraz ich przedstawicieli, wymieniające miasto Chicago, Bibliotekę Publiczną w Chicago oraz U. S. Equities Asset Management, LLC jako dodatkowo ubezpieczonych. Dowody ubezpieczenia muszą obejmować przynajmniej ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej za szkody spowodowane spożyciem alkoholu w minimalnej wysokości 1 000 000 dolarów; w tym dowód ubezpieczenia pojazdów i fundusz odszkodowań pracowniczych.
Odpowiedzialność: klient jest odpowiedzialny za wszelkie uszkodzenia sprzętu i wyposażenia Harold Washington Library Center powstałe w wyniku zaniedbania klienta lub jego gości. Nie gwarantujemy sprawności sprzętu znajdującego się w bibliotece.
Oświetlenie: możliwości zmiany oświetlenia w ogrodzie zimowym są ograniczone i należy je uzgadniać z koordynatorem imprez (Event Coordinator).
Personel: Koordynator imprez prywatnych i firmowych będzie ściśle współpracował z klientem przy organizacji tej część imprezy, za którą odpowiedzialna jest biblioteka i będzie obecny w czasie trwania imprezy. Biblioteka nie zapewnia wsparcia technicznego, ale technik może być dostępny wyłącznie w celach doradztwa.
Kaucja: zgodnie z umową, kaucja jest wymagana przy potwierdzaniu rezerwacji i płatna wyłącznie czekiem. Kaucja zostanie zwrócona w całości lub w części sześćdziesiąt (60) dni po zakończeniu imprezy, zgodnie z procedurami dotyczącymi zwrotów, z zastrzeżeniem, że wszystkie zobowiązania zawarte w umowie zostaną spełnione. Kaucja nie podlega zwrotowi, jeśli impreza zostanie odwołana.
Płatności: Całkowita suma płatności, zgodnie z treścią umowy, jest wymagana dziewięćdziesiąt (90) dni przed terminem imprezy i można ją wnieść za pomocą karty kredytowej, czeku osobistego, czeku bankierskiego lub zlecenia pieniężnego. Wszelkie koszty związane z imprezą pokrywa klient.
Rezygnacja: rezygnacje należy składać na piśmie. Jeśli rezygnacja z organizowania imprezy zostanie potwierdzona dziewięćdziesiąt (90) dni przed terminem imprezy lub później, 75% opłaty nie podlega zwrotowi. Jeśli rezygnacja zostanie potwierdzona 30 dni przed terminem imprezy lub później pełna kwota opłaty nie podlega zwrotowi. Za datę potwierdzenia uznaje się termin wpłynięcia pisemnego zawiadomienia o rezygnacji do biura imprez prywatnych i firmowych. Kaucja nie zostanie zwrócona, jeśli impreza zostanie odwołana.
Wydłużenie czasu trwania imprezy: Jeśli niezbędne będzie wydłużenie czasu trwania zakontraktowanej imprezy, należy to zgłosić na piśmie i poczynić ustalenia w tym względzie przynajmniej dwa tygodnie przed terminem imprezy oraz wnieść dodatkową opłatę. W dniu imprezy nie wyrażamy zgody na przedłużenie czasu jej trwania.
Przygotowanie imprezy: Biblioteka może zapewnić ograniczoną liczbę okrągłych stolików, krzeseł i podestów. Firma kateringowa musi zapewnić stoły prostokątne. Wszelkie urządzenia, żywność, kwiaty, itp. należy usunąć z budynku natychmiast po zakończeniu imprezy. Biblioteka nie odpowiada za jakiekolwiek urządzenia pozostawione w budynku, ani za ich usunięcie po zakończeniu imprezy. Przedstawiciele biblioteki ustawią i rozłożą wszelkie urządzenia będące własnością biblioteki.
Klient musi poinformować bibliotekę o sugerowanej aranżacji wnętrza przynajmniej dwa tygodnie przed terminem imprezy, aby upewnić się, że wymagania przepisów miasta Chicago w zakresie budownictwa, ochrony przeciwpożarowej i elektryczności zostaną spełnione. Koordynator imprez określi położenie wszystkich wymaganych dróg pożarowych / wyjść bezpieczeństwa i, jeśli to konieczne, skoryguje aranżację wnętrza, aby spełnić te wymogi.
W przypadku imprez w ogrodzie zimowym cena obejmuje do czterech godzin przed rozpoczęciem imprezy przewidzianych na aranżację wnętrza oraz do dwóch godzin po zakończeniu imprezy na rozłożenie sprzętu. Dodatkowe godziny są dostępne za dodatkową opłatą.
Wszelkie zmiany ustawienia zaproponowane w dniu imprezy muszą zostać zatwierdzone przez koordynatora imprezy i będą wymagały dodatkowych opłat.
Dostawy: Koordynator imprezy musi zostać poinformowany na piśmie z dwutygodniowym wyprzedzeniem o wszelkich dostawach do biblioteki, z podaniem terminu i czas dostawy, w celu zatwierdzenia dostaw sprzętu, żywności, kwiatów, itp. Brak informacji o danym sprzedawcy może spowodować niewpuszczenie go do budynku. Firma kateringowa jest odpowiedzialna za zapewnienie wózków do przewożenia sprzętu na miejsce imprezy. Wszelkie dostawy muszą nastąpić w dniu imprezy podczas zaplanowanych godzin rozładunku i załadunku poprzez rampy i rejony rozładunku. Dłuższy czas wymaga dodatkowej opłaty.
Firma kateringowa: Klient jest odpowiedzialny za wybór i korzystanie z usług firmy kateringowej. Jeśli dana firma kateringowa nie znajduje się na liście firm kateringowych preferowanych przez bibliotekę, klient jest odpowiedzialny za zapewnienie, aby zaproponowana przez niego firma dostarczyła swoją licencję kateringową wydaną przez miasto Chicago, licencję na sprzedaż alkoholu wydaną przez miasto Chicago, certyfikaty ukończenia szkoleń w zakresie bezpiecznego podawania posiłków i serwowania alkoholu, ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej za szkody spowodowane spożyciem alkoholu oraz wszelkie inne informacje wymagane przez bibliotekę i miasto Chicago dotyczące imprez kateringowych. Tego typu informacje są wymagane zanim klient wpłaci kaucję firmie kateringowej. W przypadku, gdy klient/firma kateringowa nie dostarczy odpowiednich dokumentów, kaucja wpłacona przez klienta firmie kateringowej może przepaść, jeśli dana firma nie zostanie zatwierdzona. Biblioteka nie przyjmuje na siebie odpowiedzialności za straty klienta spowodowane niedostarczeniem niezbędnych dokumentów oraz nieotrzymaniem zatwierdzenia firmy kateringowej przez dział imprez prywatnych i firmowych.
Wszystkie firmy kateringowe obsługujące imprezy organizowane w bibliotece muszą posiadać licencję wydaną przez miasto Chicago. Restauracje nieposiadające licencji kateringowej, agencje usług zewnętrznych lub firmy zapewniające obsługę kelnerów nie mogą świadczyć usług kateringowych, ani zapewniać obsługi imprezy w bibliotece, chyba że klient wynajmie licencjonowaną firmę kateringową, która będzie koordynowała i nadzorowała imprezę.
Firma kateringowa jest odpowiedzialna za zapewnienie personelu, materiałów i sprzętu. Odpowiada także za (1) ustawienie i rozłożenie wynajętego sprzętu oraz strefy kuchennej; za upewnienie się, że kelnerzy nie płuczą ani nie myją talerzy, naczyń, ani innego sprzętu na terenie biblioteki, (2) utrzymywanie w czystości miejsca imprezy, w tym natychmiastowe wytarcie wylanych napojów lub jedzenia podczas imprezy, (3) czyszczenie sprzętu oraz (4) sprzątanie wszystkich miejsc przygotowania posiłków.
Używanie palników i piekarników na gaz butan lub propan w bibliotece jest surowo wzbronione, nie wolno ich także wnosić na teren biblioteki. Kuchenki elektryczne są dozwolone po ich uprzednim zatwierdzeniu.
Firma kateringowa musi być obecna w celu zatwierdzenia wszelkich dostaw, które zamówił klient, w tym podarowanego lub prywatnie zakupionego alkoholu i innych napojów.
Dekoracje: w tym balony i wszelkiego rodzaju naklejki, maszyny do balonów, mgły i dymu nie są dozwolone w bibliotece. Dekoracje muszą być wolnostojące, niczego nie należy przyczepiać do ścian lub drzwi. Koordynator imprez zatwierdza wszelkie dekoracje.
Świeczki: Używanie świec wotywnych lub znajdujących się w pojemnikach jest dozwolone, ale musi zostać zatwierdzone przez koordynatora imprezy.
Przechowywanie: Biblioteka nie zapewnia przechowalni, ani przed, ani po zakończeniu imprezy.
Materiały drukowane: Biuro imprez prywatnych i firmowych musi zatwierdzić zaproszenia, materiały drukowane i wszelkie informacje, jakie mają zostać opublikowane w Internecie w związku z imprezą, zanim zostaną wydrukowane lub rozprowadzone przez klienta. Proces ich zatwierdzania wymaga odpowiedniej ilości czasu. Według uznania CPE, klient może zostać poproszony o poprawienie i ponowne wydrukowanie na koszt własny wszelkich materiałów, które nie zostały wcześniej zatwierdzone.
Parking: w rejonie South Loop znajduje się wiele garaży w pobliżu biblioteki. Niektóre z nich świadczą usługi odprowadzania samochodów na parking. Klient jest odpowiedzialny za ustalenia dotyczące parkingów i musi poinformować CPE, że takie ustalenia zostały poczynione na dwa tygodnie przed terminem imprezy.
Szatnia: Biblioteka nie posiada szatni.
Wejście: Wejście na imprezę po zamknięciu biblioteki znajduje się od strony ulicy Plymouth Court (od zachodniej strony budynku). Wejście od strony State Street może zostać otwarte za dodatkową opłatą i należy to zgłosić dwa tygodnie przed terminem imprezy. Ochrona: Biblioteka zapewnia umundurowaną ochronę na wszystkich imprezach. Jej zakres zależy od rozmiaru, miejsca i czasu trwania imprezy. Jednakże biblioteka zastrzega sobie prawo do wymagania dodatkowej ochrony oraz policji Chicago po służbie na koszt klienta oraz czasu pozwalającego na wcześniejszą zgodę klienta.
Palenie: Biblioteka jest miejscem wolnym od dymu tytoniowego. Palenie tytoniu jest zabronione we wszystkich miejscach w bibliotece. Klient jest odpowiedzialny za poinformowanie gości o zakazie palenia w bibliotece. Jeśli klient, jego goście lub firma kateringowa nie zastosują się do zakazu palenia, kaucja klienta zostanie zatrzymana.
Śluby: Nie posiadamy przebieralni, a czas przeznaczony na próbę ślubu nie jest wliczony w cenę wynajęcia biblioteki. Wymagane jest wynajęcie głównego lobby oraz południowego holu w pakiecie ceremonii ślubnej/wesela. Prosimy omówić Państwa życzenia z koordynatorem imprez.
Rozrywka, muzyka: wszelkie formy rozrywki, w tym muzyka, muszą się zakończyć do północy. Klient jest odpowiedzialny za zapewnienie, że zespół muzyczny lub disc jockey zdaje sobie sprawę z momentu zakończenia imprezy oraz ograniczonej dostawy energii elektrycznej w miejscu wynajmowanym na imprezę. Zespół muzyczny lub disc jockey musi zapewnić wszelkie niezbędne przewody i kable, które należy przykleić taśmą zatwierdzoną przez koordynatora imprezy. Stosowanie taśmy izolacyjnej jest niedozwolone. Zespół muzyczny lub disc jockey musi korzystać z windy technicznej w celu załadowania i wyładowania sprzętu. Wind dla gości nie wolno używać w celu przenoszenia sprzętu.
Bary: Wszystkie bary należy zamknąć na 30 minut przed zakończeniem imprezy. Płatne bary, sprzedaż kuponów na napoje lub bary samoobsługowe są zabronione. Podpis:
Godziny: wszystkie imprezy muszą się bezwzględnie zakończyć do północy.
Podpis:
Niniejszym potwierdzam, że zaznajomiłem/łam się z zasadami i procedurami Harold Washington Library Center Biblioteki Publicznej w Chicago i będę ich przestrzegać przy organizacji imprez organizowanych w Bibliotece.
| __________________________ Podpis klienta |
_____________________________ Data |
| __________________________ Podpis firmy kateringowej |
_____________________________ Date |
Rev. 7/2004 Niniejszy formularz można także ściągnąć w wersji Adobe Acrobat (pdf). |
|