Todos los eventos llevados a cabo en el centro Harold Wawhington Library, de la Biblioteca Pública de Chicago deben ser efectuados en completa concordancia con las leyes, regulaciones y normas de la Biblioteca que sean aplicables.

Sin ánimo de lucro: Cualquier cliente que busque tarifas para entidades sin ánimo de lucro debe calificar como una organización exenta de impuestos, bajo la Sección 501 (c) (3) u otras sexcciones de exención de impuestos del Código de Hacienda, y debe presentar una copia de la carta vigente de exención, a la oficina de Eventos Corporativos y Privados (CPE).

Venta, mercadeo de bienes y juegos: La venta o el mercadeo de bienes o servicios por parte de entidades privadas, corporativas o comerciales no está permitido. La Biblioteca no permite cualquier variedad de juegos de azar u otros juegos semejantes, bingo, casinos o apuestas de cualquier tipo, como elementos de un evento.

Seguros: Se requiere que el cliente compre seguros por el evento de parte de la Biblioteca, a expensas del cliente, a la tarifa prevaleciente del momento. Certificados de Seguro también deben ser enviados a la CPE por parte del cliente, los agentes del cliente, los abastecedores, proveedores y/o agentes del proveedor, designando a la ciudad de Chicago, la Biblioteca Pública de Chicago y U. S. Equities Asset Management, LLC como asegurados adicionales. Como mínimo, el Certificado de Seguro debe incluir, pero sin estar limitado a esto, responsabilidad general y específica de abastecimiento de licores, en una cobertura mínima de $1.000.000, incluyendo evidencia de responsabilidad por automóvil y compensación laboral.

Responsabilidad: El cliente es reponsable por cualquier daño en el equipo y/o las instalaciones del Harold Washington Library Center debido a la negrligencia del cliente y/o sus invitados. La Biblioteca no garantiza el uso o el desempeño de su equipo.

Iluminación: Las variaciones en la iluminación dentro del Jardín de Invierno están limitadas. Por favor, discuta las opciones de iluminación con un Coordinador de Eventos.

Personal: Un coordinador de Eventos Corporativos y Privados trabajará de cerca con el cliente para arreglar el segmento de la Biblioteca usado por el evento, y estará presente durante el evento. La Biblioteca no provee un técnico, sin embargo, un técnico puede estar disponible únicamente a manera de consejería. El cliente debe proveer todo el personal necesario para cualquier evento.

Depósito de seguridad: Se requiere un depósito de seguridad tal como se indica en el contrato, en el momento de la confirmación de la reservación para el alquiler, y sólo se puede pagar por medio de cheque. El depósito de seguridad será reembolsado en su totalidad o en parte en sesenta (60) días después del evento, tal como está esbozado en los procedimientos de cancelación, siempre y cuando hayan sido cumplidas todas las obligaciones del contrato. El depósito de seguridad no es reembolsable si el evento llegase a ser cancelado.

Pago: El pago total, según se indica en el contrato, debe ser cancelado noventa (90) días antes de la fecha del evento, y puede ser hecho por tarjeta de crédito, cheque personal o giro postal. Todos los costos asociados con un evento son responsabilidad del cliente.

Política sobre Cancelación: Todas las solicitudes de cancelación deben ser enviadas por escrito. Si la cancelación del evento es confirmada 90 días o menos antes del evento, el 75 por ciento de la tarifa de alquiler es no retornable. Si la cancelación del evento es confirmada 30 días o menos antes del evento, la tarifa de alquiler es no retornable. La fecha de confirmación es cuando la oficina de Eventos Corporativos y Privados reciba notificación escrita de la solicitud de cancelación. El depósito de seguridad no es reembolsable si el evento llegase a ser cancelado.

Extensión del tiempo del evento: Si se necesita una extensión del tiempo contratado para el evento, una solicitud debe ser presentada por escrito, y deben hacerse arreglos no menos de dos semanas antes de la fecha del evento, y la cuota adicional debe ser pagada en ese momento. Ninguna extensión de tiempo es permitida o será hecha el día del evento.

Montaje del evento: La Biblioteca puede proveer un número limitado de mesas redondas, sillas y andamiaje. El abastecedor debe proveer todas las mesas rectangulares de seis y ocho pies que se necesiten para el evento. El cliente o el representanta del cliente/proveedor es responsable por el montaje y el desajuste de todo equipo alquilado. Todos y cada uno de los equipos, alimentos, flores, y demás, deben ser eliminados del edificio inmediatamente después del evento. La Biblioteca no es responsable y no está bajo obligación legal relacionada con cualquier equipo dejado en las instalaciones, o su eliminación, después del final del evento. Los agentes de la Biblioteca harán el ensamble y el desensamble de todo el equipo de propiedad de la Biblioteca.

El cliente debe informar a la Biblioteca sobre un diseño de instalación recomendado para el salón, por lo menos dos semanas antes de la fecha del evento, para asegurar que se cumplan los códigos de la Ciudad de Chicago en relación con edificios, incendios y sistemas eléctricos. El Coordinador del Evento determinará la ubicación de todas las rutas para casos de incendio/rutas de evacuación designadas para el evento, y revisará el montaje del evento, si es necesario, para cumplir con estos requerimientos.

Para eventos en el Jardín de Invierno, la cuota de alquiler incluye hasta cuatro horas antes del evento para el montaje, y hasta dos horas después del evento para el desensamble; hay disponibilidad de horas adicionales por una cuota adicional.

Cualquier cambio en el montaje del evento, solicitado el día del evento, debe ser aprovado por el Coordinador del Evento, y ocasionará cuotas adicionales.

Entregas: El coordinador del evento debe ser notificado por escrito, incluyendo la fecha y hora de las entregas, con dos semanas de anticipación a todas las entregas, incluyendo pero sin estar limitadas a equipo, alimentos, flores, y demás, para su aprobación. Alguna información no provista sobre el proveedor podría resultar en que al proveedor se le niegue el acceso al edificio. El abastecedor es responsable por proveer todas las ccarretas necesarias para transportar el evento hasta y desde el sitio del evento. Todas las entregas deben ocurrir en la fecha del evento, durante el tiempo programado de carga y descarga, a través del muelle de carga y las zonas de llegada de mercancías. Hay disponibilidad de extensión tiempo por una cuota adicional.

Abastecedor: El cliente es responsable por la selección y el uso de un abastecedor. Si un abastecedor no está en la lista de preferidos de la Biblioteca, el cliente es responsable por asegurar que el abastecedor propuesto presente prueba de licencia de abastecimiento expedida por la Ciudad de Chicago, licencia de licores expedida por la Ciudad de Chicago, certificados de entrenamiento sobre manipulación de alimentos y despacho de alcohol, seguro de responsabilidad general y específica de abastecimiento de licores, y cualquier otra infromación según sea requerida por la Biblioteca y/o la Ciudad de Chicago para los eventos que reciban abastecimiento. Esta información es necesaria antes que el cliente envíe un depósito al proveedor. Si el cliente/distribuidor deja de presentar documentación apropiada, esto puede ocasionar que se pierda el depósito del cliente al abastecedor, si el abastecedor no está aprobado. La Biblioteca no asume responsabilidad y/o alguna obligación por dineros que el cliente pierda como resultado de dejar de presentar la documentación necesaria y obtener aprobación pregia del abastecedor por parte de Eventos Corporativos y Privados.

Todos los eventos llevados a cabo en la Biblioteca deben recibir abastecimiento por parte de un proveedor/abastecedor con licencia de la Ciudad de Chicago. No está permitido que los restaurantes que no tengan una licencia de abastecimiento, así como las agencias externas de servicio, o compañías de personal de mesas, hagan abastecimiento o formen parte del personal en eventos efectuados en la Biblioteca, exceptuando únicamente los casos cuando un proveedor con licencia sea contratado por el cliente para coordinar y supervisar el evento.

Dicho proveedor es responsable de proveer todo el personal, material y equipo para el evento. El proveedor también es responsable de (1) el montaje y el desensamble del equipo de alquiler y el área de preparación de cocina; el proveedor es responsable de asegurar que el personal de mesas no enjuague o lave platos, utensilios y otro equipo en las instalaciones, (2) mantener el espacio del evento, incluyendo pero sin estar limitado a, limpiar rápidamente cualquier derramamiento de comidas o bebidas durante el evento, (3) recoger equipos y (4) limpiar todas las áreas de preparación.

El uso de quemadores y estufas de butano o propano dentro de la Biblioteca está estrictamente prohibido, y estos elementos no pueden ser ingresados en la Biblioteca; sin embargo, se permiten hornos eléctricos con aprobación previa.

El proveedor debe estar presente para aceptar cualquier entrega que el cliente haya acordado, incluyendo pero sin estar limitado esto a alcohol u otras bebidas donadas o compradas a nivel privado.

Decoraciones: Incluyendo pero sin estar limitado esto a, globos y adhesivos de cualquier tipo, máquinas de burbujas, niebla o humo, no están permitidas en la Biblioteca. Todas las decoraciones deben ser independientes o autoestables, y nada puede estar adjunto a alguna pared o puerta, y deben ser aprobadas por un Coordinador de Evento.

Velas: El uso de votivos y/o velas adjuntas está permitido, pero debe ser aprobado antes del evento por parte de un Coordinador de Evento.

Almacenamiento: La Biblioteca no provee facilidades de almacenamiento antes o después de cualquier evento.

Material impreso: La oficina de CPE debe aprobar las invitaciones, material impreso y cualquier información a ser publicada en Internet en relación con un evento, antes que ésta sea impresa o distribuida por el cliente. Debe permitirse tiempo adecuado para este proceso de aprobación. La oficina de CPE, a su discreción, puede solicitar que el cliente revise o vuelva a imprimir cualquier material que no haya sido aprobado, y el cliente correrá con los gastos.

Parqueadero: El área de South Loop tiene varios garajes de parqueo ubicados convenientemente cerca de la Biblioteca, y algunos proveen servicio de parqueo con ayudantes. El cliente es responsable de hacer cualquier arreglo de parqueo con ayudantes, y debe notificar a la CPE que tales arreglos han sido hechos, dos semanas antes de la fecha del evento.

Depósito de equipaje: La Biblioteca no provee el servicio de guadarropas o depósito de equipaje.

Entrada: La entrada al evento después de las horas de la biblioteca está ubicada en Plymouth Court (al lado occidental del edificio). La entrada por State Street puede ser abierta para un evento, por un cobro adicional, y debe ser solicitada dos semanas antes del evento.

Seguridad: La Biblioteca proveerá oficiales de seguridad uniformados para todos los eventos. El nivel de cobertura depende del tamaño del evento, su ubicación y horarios. Sin embargo, la Biblioteca se reserva el derecho, a su discreción, de solicitar seguridad adicional y/o personal de la Policía de Chicago que esté fuera de servicio, a expensas del cliente, y con tiempo, previa aprobación del cliente.

Uso del cigarrillo: La Biblioteca es un establecimiento libre de humo, y fumar está prohibido en todas las áreas de la Biblioteca. El cliente es responsable de informar a los invoitados sobre la política de No Fumar, de la Biblioteca. Si el cleinte, sus invitados o el personal de abastecimiento dejan de hacer cumplir esta política de no fumar, esto ocasionará la pérdida del depósito de seguridad del cliente.

Ceremonia de bodas: Un cuarto para vestir a la novia no está disponible, y el tiempo de ensayo no está incluido con el alquiler. La Biblioteca requiere el alquiler del Grand Lobby o el South Hall, en conjunto con un paquete de ceremonia/recepción. Por favor, discuta su solicitud con un Coordinador de Evento.

Entretenimiento y música: Todo asunto de entretenimiento, incluyendo la música, debe terminar para la medianoche. El cliente es responsable de asegurar que la banda o el disc jockey (DJ) esté pendiente del tiempo de finalización, y la energía eléctrica limitada que está disponible en el espacio alquilado para el evento. La banda o el disc jockey deben proveer cualquier cable o cuerdas de extensión necesarios, y todos los cables o cuerdas de extensión deben ser ajustados con cinta adhesiva no residual, a satisfacción del Coordinador del Evento. El uso de cinta de conductos no está permitido. La banda o el disc jockey debe usar el elevador de mercancía para cargar y descargar su equipo. Los elevadores de invitados no serán usados para movilizar equipos.

Bares: Todos los bares deben cerrar 30 minutos antes del final del evento. Los bares de efectivo, la venta de tiquetes de bebidas y los bares de autoservicio están estrictamente prohibidos. Inicial, por favor:

Horas del evento: Todos los eventos deben finalizar para las 12 a.m. sin excepciones.

Inicial, por favor:

Por este medio reconozco que he leído y estoy de acuerdo con cumplir las Políticas y Procedimientos de la Biblioteca Pública de Chicago, Harold Wawhington Library Center, para los eventos llevados a cabo aquí.

__________________________ Firma del cliente	_____________________________ Fecha
__________________________ Firma del cliente	_____________________________ Fecha
Revisado 7/2004

Por favor, contacte al Departamentode Eventos Corporativos y Privados, con cualquier pregunta. Usted puede contactarnos al (312) 747-4130 o a través del correo electrónico, en rentals@chipublib.org.